Dichiarazione sulla protezione dei dati

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento su questo sito e della gestione della piattaforma è digitalify GmbH (vedi Impressum). Per le foto delle persone in formazione è responsabile la rispettiva scuola; il gestore le tratta su suo incarico.

Rivolga le Sue domande a kontakt@validportrait.ch.

2. Quali dati vengono trattati

Sito web: nessun account, nessun tracker. Un cookie memorizza la lingua scelta quando la cambia. Se una scuola si registra, salviamo il nome della scuola, la sigla, la lingua nonché il nome e l'indirizzo e-mail della persona, fino alla decisione del gestore, al massimo 30 giorni. Se la scuola viene attivata, la persona ne diventa la prima admin.

Console della scuola: nome utente, nome visualizzato, ruolo, se del caso «Valido fino al» e un cookie di sessione dopo l'accesso; per un invito, chi l'ha emesso, quando e fino a quando vale, il link stesso solo come hash; inoltre il logo della scuola, se ne carica uno. Come sul sito web, un cookie memorizza la lingua scelta quando la cambia. I log contengono identificativi e codici di errore, nessun nome.

Persone in formazione: numero personale, indirizzo e-mail o numero di cellulare, facoltativamente un'etichetta, una classe e la lingua, come li registra la scuola. Inoltre la foto scattata o caricata dalla scuola, i formati di destinazione ritagliati da essa e i valori misurati della verifica; se la scuola modifica la foto o fa sostituire lo sfondo, anche i valori della modifica e una maschera dello sfondo.

Messaggi: per ogni invito o promemoria il tipo, il canale, il momento e lo stato dell'invio. L'indirizzo figura solo nella richiesta, il testo del messaggio non viene salvato. Se una persona si fa inviare il link dal cellulare al proprio indirizzo e-mail, questo indirizzo resta nella richiesta solo fino all'invio e viene poi cancellato. La scuola non lo vede.

3. A che scopo

I dati servono a un unico scopo: raccogliere la foto ritratto di una persona su incarico della sua scuola, verificarla, ritagliarla, modificarla se la scuola lo desidera e consegnarla alla scuola. Non avviene alcun riconoscimento facciale, non vengono calcolate caratteristiche biometriche per riconoscere qualcuno e i volti non vengono modificati in modo generativo.

4. Verifica e post-elaborazione

Approvazione: la scuola può impostare che ogni foto attenda la sua approvazione. Se rifiuta una foto con un motivo, nasce una nuova richiesta per la stessa persona; su richiesta la persona riceve un nuovo link con un consiglio.

Modifica: la scuola può spostare il ritaglio, ruotare la foto e regolare i toni di tutta la foto. Si salvano solo questi valori; il calcolo parte sempre dall'originale.

Sfondo: se la scuola sceglie di sostituire lo sfondo, un modello sul server del gestore calcola una maschera che separa la persona dallo sfondo. Il modello fornisce solo questa maschera e nessuna immagine; non è un procedimento generativo. Si sostituisce con un unico colore; all'interno del contorno della persona ogni pixel resta l'originale, solo il bordo viene sfumato. Il servizio funziona senza connessione verso l'esterno, per questo nessuna immagine lascia la piattaforma.

5. Caricamento da parte della scuola e interfaccia

Caricamento: la scuola può caricare essa stessa foto esistenti. Il numero personale viene letto dal nome del file; il nome del file stesso non raggiunge il server. Ogni foto viene verificata come una ripresa, e la scuola la conferma al posto della persona.

Interfaccia: se collegare un sistema di gestione scolastica lo decide la scuola. Rilascia essa stessa gli accessi nella console e li revoca lì; ognuno vale solo per la sua scuola e solo per i diritti che sceglie al rilascio. Si salvano il nome del sistema, un valore di controllo di ogni accesso e il suo ultimo utilizzo, e per ogni foto caricata un valore di controllo del contenuto, che viene cancellato con la foto. Il sistema ritira le foto tramite link che scadono dopo 10 minuti. Le notifiche al sistema (webhook) vanno solo all'indirizzo che la scuola indica. Di ciò che il sistema collegato fa con i dati risponde la scuola.

6. Per quanto tempo

Un link personale vale 30 giorni, se la scuola non sceglie un altro termine. L'immagine grezza di una ripresa scade nell'archivio dopo un giorno; per la post-elaborazione rimane una copia dell'originale.

La foto originale resta per la modifica finché la scuola non ha ritirato la foto. Poi viene cancellata, di regola entro 10 minuti, insieme alla maschera. I formati pronti e i dati della persona vengono cancellati 30 giorni dopo il ritiro. I dati della persona sono il numero personale, il destinatario e l'etichetta. Se il link scade o la scuola annulla la richiesta, tutto viene cancellato 30 giorni dopo. Lo stesso vale per una foto rifiutata. Se la scuola non ritira mai una foto, questa viene cancellata 90 giorni dopo l’invio. Il termine può variare da scuola a scuola. La scuola può anche cancellare subito una richiesta conclusa.

Un registro con identificativi e codici, senza nomi e senza immagini, viene conservato per la tracciabilità, come pure lo stato e la classe della richiesta e i numeri dei rapporti, che non contengono dati personali.

7. Subresponsabili del trattamento

Hetzner Online GmbH, Germania: server per banca dati, archivio delle immagini, verifica, ritaglio e post-elaborazione, compresa la maschera dello sfondo.

Infomaniak Network SA, Svizzera: solo se il gestore attiva la verifica complementare. Un modello di comprensione delle immagini verifica allora l'immagine; viene trasmessa solo un'anteprima di 768 pixel di lato, senza riferimento alla persona.

Twilio Ireland Limited, Irlanda: gli SMS, non appena il gestore li attiva. Riceve il numero di cellulare e il testo del messaggio, mai una foto. Entrambi restano nella regione Irlanda e vengono cancellati presso Twilio poco dopo l'invio (nei backup fino a 30 giorni). Per l'esercizio e l'assistenza, la società madre Twilio Inc. negli Stati Uniti può accedervi, con le garanzie del Data Privacy Framework UE–USA e Svizzera–USA e delle clausole contrattuali standard.

mailXpert GmbH (Mailomat), Svizzera: le e-mail, non appena il gestore le attiva. Riceve l'indirizzo e-mail e il testo del messaggio, mai una foto. Se una scuola ha attivato il proprio server di posta o Microsoft 365, le sue e-mail alle persone in formazione passano da lì.

Non ci sono altri subresponsabili del trattamento. Se la scuola collega il proprio sistema tramite l'interfaccia, questo sistema riceve i dati della sua scuola, come destinatario che lei stessa determina.

8. Nessuna trasmissione, nessun tracker

I dati non vengono né venduti né usati per la pubblicità. Le pagine non caricano caratteri, script o servizi di analisi esterni, e la piattaforma non tiene alcun registro degli accessi con indirizzi IP.

Il codice QR con cui le persone in formazione portano il loro link dal computer al cellulare nasce sul server del gestore; nessun servizio terzo vede il link. Il logo di una scuola viene salvato di nuovo senza metadati e caricato dall'indirizzo della piattaforma, anche nelle e-mail.

9. I Suoi diritti

Ha il diritto di accesso, rettifica e cancellazione dei Suoi dati. Le persone in formazione si rivolgono prima alla propria scuola, che ha conferito l'incarico; le scuole e tutti gli altri a kontakt@validportrait.ch.

10. Versione

Questa dichiarazione descrive lo stato della piattaforma in sviluppo. Viene adeguata quando il trattamento cambia; la versione valida si trova su questa pagina.